Programa de facturación para autónomos: qué necesitas de verdad (y qué es marketing)
Si buscas un programa de facturación para autónomos, vas a encontrar decenas de páginas escritas por las propias empresas de software, casi todas con un ranking de "los 10 mejores" que casualmente empieza por su producto. Esta guía intenta ser la voz neutral: qué tiene que hacer un programa por ley, qué funciones te sirven de verdad siendo autónomo y cuáles son un extra para venderte un plan más caro. Todo con las fechas y los requisitos que publica la Agencia Tributaria (AEAT). Sirve tanto si todavía facturas con Excel como si ya pagas un software de facturación para autónomos y quieres saber si te vale para VeriFactu.
Resumen rápido: desde el 1 de julio de 2027 (autónomos) y el 1 de enero de 2027 (sociedades) tu sistema de facturación tiene que cumplir el reglamento VeriFactu: registros encadenados con huella, inalterables y con QR. Hay opciones que cumplen sin coste, incluida una aplicación gratuita de la propia AEAT. Para un autónomo, lo que marca la diferencia entre un programa y otro no es "cumplir VeriFactu" (eso lo hará cualquiera), sino cuánto te ahorra en presupuestos, gastos e impuestos trimestrales.
- Por qué esto importa ahora: la obligación VeriFactu
- Qué debe cumplir por ley un programa de facturación
- La aplicación gratuita de la AEAT: qué hace y qué no
- Programa de facturación gratis vs de pago: qué esperar
- Qué funciones importan de verdad a un autónomo (y cuáles son upsell)
- Cómo comprobar si tu programa actual está listo para VeriFactu
- Cómo elegir sin que te vendan de más
- Preguntas frecuentes
Por qué esto importa ahora: la obligación VeriFactu
La razón por la que ahora mismo hay tanto contenido sobre "software de facturación para autónomos" es una norma concreta: el Reglamento de los sistemas informáticos de facturación (SIF), que viene de la Ley 11/2021 contra el fraude fiscal y se desarrolla en el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024. Se conoce popularmente como VeriFactu.
Las fechas las fijó el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, y la AEAT las recoge en su nota informativa sobre la ampliación del plazo de adaptación:
- Entidades que tributan por el Impuesto sobre Sociedades (SL, SA…): sistema adaptado antes del 1 de enero de 2027.
- El resto de obligados tributarios, donde entran la mayoría de autónomos en IRPF: antes del 1 de julio de 2027.
A fecha de esta actualización esas son las fechas vigentes. Hasta ese momento puedes seguir facturando con tu sistema actual; el periodo previo es, de hecho, una fase de pruebas. Pero "tener el sistema adaptado" significa que en esa fecha ya tiene que estar funcionando, no que puedas empezar a mirarlo entonces. Y como los proveedores suelen publicar sus versiones definitivas con retraso, elegir programa en 2026 es razonable; hacerlo con prisas en junio de 2027, menos.
VeriFactu no es lo mismo que la factura electrónica obligatoria entre empresas (la que viene de la Ley Crea y Crece). Son dos obligaciones relacionadas pero independientes, y lo explicamos en detalle en la guía sobre factura electrónica y VeriFactu para autónomos.
¿Te afecta VeriFactu y desde cuándo?
Un checklist de 3 preguntas te dice si esta obligación va contigo y qué tienes pendiente según tu situación.
Qué debe cumplir por ley un programa de facturación
Este es el punto clave para no dejarte llevar por el marketing: los requisitos legales son los mismos para todos los programas, gratis o de pago. Si una herramienta "cumple VeriFactu", cumple lo mismo que cualquier otra que también lo haga. Según el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024, tu sistema de facturación tiene que:
| Qué debe hacer | Por qué |
|---|---|
| Generar un registro de facturación por cada factura emitida (y otro si la anulas) | El registro, no el PDF, es lo que la norma exige conservar y poder mostrar a Hacienda. |
| Calcular una huella o hash de cada registro y encadenarlo con el anterior | Si se borra o modifica una factura, la cadena se rompe y queda constancia. Es el núcleo de la norma. |
| Firmar electrónicamente los registros (salvo que se envíen en tiempo real a la AEAT) | Garantiza que el registro es el que generó tu sistema y no se ha alterado. |
| Incluir un código QR en todas las facturas | Permite a tu cliente —o a un inspector— verificar la factura contra los datos de la AEAT. |
| Añadir la mención "VeriFactu" cuando el sistema opera enviando registros a la AEAT | Indica que esa factura ya se ha comunicado a Hacienda en el momento de emitirla. |
| Poder enviar los registros a la AEAT (modalidad VeriFactu) o, si no, conservar un registro de eventos | El envío en tiempo real es opcional; si no lo activas, el sistema debe registrar por dentro todo lo que pasa. |
| Mostrar una alarma si detecta que se ha comprometido la integridad de los registros | Obliga al programa a avisarte, no a fallar en silencio. |
| Disponer de una declaración responsable del fabricante de que el software cumple el reglamento | Es el documento que acredita que la herramienta está adaptada. Puedes pedírselo a tu proveedor. |
Nada de esta lista es "premium". Un programa que cobra 30 € al mes y uno gratuito tienen que hacer exactamente lo mismo en materia de VeriFactu. Lo que cambia entre ellos es todo lo demás.
La aplicación gratuita de la AEAT: qué hace y qué no
Desde finales de 2025, la Agencia Tributaria ofrece su aplicación gratuita de facturación VeriFactu en la sede electrónica. Es un formulario web al que entras con Cl@ve, certificado o DNI electrónico, y con el que emites facturas conformes con la norma que se comunican automáticamente a Hacienda. A fecha de esta guía está operativa.
Para quién tiene sentido: autónomos y profesionales que emiten pocas facturas al mes, con una operativa sencilla, y que no quieren pagar por software. La AEAT la orienta explícitamente a ese perfil.
Sus límites, según la información de la propia AEAT:
- Todas las facturas llevan destinatario: no se pueden emitir facturas simplificadas (tickets).
- No admite algunos regímenes especiales de IVA (bienes usados, agencias de viajes, grupo de entidades).
- Se emite una factura cada vez desde el formulario; no hay facturas recurrentes ni importación masiva.
- No hay presupuestos, control de gastos, conciliación bancaria ni informes para el IVA o el IRPF.
- Los datos se quedan dentro de la aplicación: no hay exportación cómoda a otro programa si más adelante quieres migrar.
Es una opción perfectamente válida para cumplir la ley sin gastar. Pero es una herramienta de emitir facturas, no de llevar tu negocio.
Programa de facturación gratis vs de pago: qué esperar
Con "programa de facturación gratis para autónomos" te vas a encontrar tres cosas distintas: la aplicación de la AEAT, los planes gratuitos de herramientas comerciales (normalmente con límite de facturas o de clientes) y versiones de prueba que caducan. Esto es lo razonable esperar de cada lado:
| Gratis (AEAT o plan free) | De pago (aprox. 6–35 €/mes) | |
|---|---|---|
| Cumplir VeriFactu | Sí | Sí |
| Emitir facturas con QR y registro | Sí | Sí |
| Facturas simplificadas / tickets | La app de la AEAT, no; algún plan free, sí | Normalmente sí |
| Presupuestos y conversión a factura | Rara vez | Habitual |
| Facturas recurrentes y recordatorios de cobro | No | Habitual |
| Registro de gastos y tickets de compra | No | Habitual (a veces con OCR) |
| Resúmenes para el modelo 303 (IVA) y 130 (IRPF) | No | Habitual |
| Conciliación bancaria | No | En planes medios/altos |
| Acceso para tu gestoría | Limitado o nulo | Habitual |
| Exportar tus datos si te vas | Muy limitado en la app de la AEAT | Debería estar; conviene confirmarlo |
Las horquillas de precio son orientativas y cambian; compruébalas en el momento de contratar. Y ojo con los planes gratuitos comerciales: el límite (por ejemplo, "hasta 5 facturas al mes") suele estar pensado para que lo superes pronto.
Qué funciones importan de verdad a un autónomo (y cuáles son upsell)
Si ya das por hecho que cualquier candidato cumple VeriFactu, la pregunta útil es: ¿qué me ahorra tiempo o disgustos cada trimestre?
Suele merecer la pena pagarlo
- Presupuestos que se convierten en factura con un clic, si trabajas por proyectos.
- Facturas recurrentes, si tienes clientes con cuota mensual: se emiten solas.
- Registro de gastos con foto del ticket. Es la mitad del trabajo del trimestre.
- Resúmenes de IVA e IRPF que cuadran con los modelos 303 y 130, aunque los presente tu gestor.
- Acceso para la gestoría en tiempo real, para no enviar carpetas de PDF.
- Exportación de datos completa. Que puedas irte es lo que te protege del día que suban el precio.
Suele ser upsell (evalúa si de verdad lo necesitas)
- Usuarios ilimitados y control de permisos: si trabajas solo, no aporta.
- CRM, proyectos, control horario, inventario integrados: útiles para algunos, sobrecarga para la mayoría de autónomos de servicios.
- Multi-empresa, multi-divisa, contabilidad completa con asientos: normalmente cosa de la gestoría, no tuya.
- "Cumplimiento VeriFactu" como característica de un plan superior: es una señal de alarma. La obligación legal no debería estar detrás de un plan más caro.
- Firma electrónica avanzada de clientes, portales de cliente, automatizaciones: agradables, rara vez decisivos.
Un buen ejercicio: cuenta cuántas facturas emites al mes y cuántos proveedores de gasto tienes. Si son cifras bajas y estables, es probable que un plan básico —o la propia aplicación de la AEAT más una hoja de gastos ordenada— te sobre.
Cómo comprobar si tu programa actual está listo para VeriFactu
Si ya usas una herramienta (o tu gestoría te da acceso a una), no cambies nada sin antes hacer esto:
- Pregunta por escrito a tu proveedor: "¿el plan que tengo contratado genera ya registros de facturación conformes con el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024? ¿En qué fecha estará la versión definitiva?". Guarda la respuesta.
- Pide la declaración responsable del fabricante sobre el cumplimiento del reglamento. Es un documento que la norma contempla.
- Comprueba en una factura de prueba que aparece el código QR y, si el sistema envía a la AEAT, la mención "VeriFactu".
- Confirma que no te obligan a subir de plan solo para cumplir la ley. Si es el caso, es un buen momento para comparar alternativas.
- Habla con tu gestoría: si ellos llevan tu facturación, aclara si la adaptación depende de su software o del tuyo.
La obligación recae sobre ti como usuario del sistema, no sobre la empresa que te lo vende. Por eso conviene tener las confirmaciones guardadas y no fiarte solo de un banner en su web.
Cómo elegir sin que te vendan de más
No vamos a decirte "el mejor programa de facturación para autónomos es X", porque depende de tu actividad, tu volumen y si tienes gestoría. Un método sensato:
- Descarta lo que no sea un programa de facturación compatible con VeriFactu. Filtro binario, sin matices.
- Haz tu lista de 3–4 funciones no negociables (por ejemplo: gastos con foto, resumen de IVA, acceso para el gestor). Ignora el resto del folleto.
- Prueba con tu operativa real durante el periodo gratuito: emite tus facturas tipo, mete tus gastos de un mes.
- Mira cómo se sale. Exporta tus datos antes de comprometerte: si es difícil ahora, será peor dentro de dos años.
- Empieza por el plan más bajo que cubra tus no negociables. Siempre puedes subir; bajar suele ser más incómodo.
Herramientas hay muchas —desde la propia aplicación de la AEAT hasta soluciones comerciales conocidas como Holded, Quipu, FacturaDirecta, Contasimple o Declarando, entre otras— y casi todas tienen prueba gratuita. Menciónalas como ejemplos de categoría, no como recomendación: la que te sirva a ti la decides tú probando, no leyendo un ranking.
Antes de elegir programa, aclara si te afecta
Si aún no tienes claro si VeriFactu va contigo o desde cuándo, empieza por aquí.
Preguntas frecuentes
¿Hay algún programa de facturación gratis que cumpla VeriFactu?
Sí. La propia AEAT ofrece una aplicación gratuita en su sede electrónica que genera facturas conformes con VeriFactu y envía los registros a Hacienda, pensada para quien emite pocas facturas. Además, algunas herramientas comerciales tienen planes gratuitos o de bajo coste que declaran cumplir el reglamento; pide esa confirmación por escrito.
¿Puedo seguir facturando con Excel o con una plantilla de Word?
Solo hasta tu fecha límite (1 de julio de 2027 para la mayoría de autónomos). A partir de ahí, el sistema con el que factures tiene que generar registros encadenados con huella, inalterables y con QR, y una hoja de cálculo o una plantilla manual no lo hacen.
¿Desde cuándo necesito un programa de facturación homologado?
Las sociedades, antes del 1 de enero de 2027; el resto de obligados tributarios, incluidos la mayoría de autónomos en IRPF, antes del 1 de julio de 2027, según el Real Decreto-ley 15/2025 y la nota informativa de la AEAT.
¿La aplicación gratuita de la AEAT me sirve como autónomo?
Depende de tu volumen y tu operativa. Cubre la obligación sin coste, pero se emiten las facturas de una en una, no permite tickets ni ciertos regímenes especiales de IVA y no exporta bien los datos. Si emites muchas facturas o necesitas presupuestos, gastos y resúmenes de impuestos, probablemente te compense un programa de pago.
¿Cómo sé si mi programa de facturación actual está preparado para VeriFactu?
Pregúntaselo a tu proveedor y pide la respuesta por escrito, junto con la declaración responsable del fabricante sobre el cumplimiento del reglamento. La obligación recae sobre ti como usuario, así que conviene guardar esa confirmación.
¿Cuánto cuesta un programa de facturación para autónomos?
Hay opciones que cumplen VeriFactu sin coste, empezando por la aplicación gratuita de la AEAT y algunos planes gratuitos de herramientas comerciales, normalmente con un límite de facturas o de clientes. Los planes de pago para autónomos suelen moverse, de forma orientativa, entre unos 6 y 35 euros al mes según las funciones que incluyan (control de gastos, resúmenes de IVA e IRPF, acceso para la gestoría, conciliación bancaria). Conviene confirmar el precio al contratar porque cambia con frecuencia.
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Fuentes
- AEAT — Sistemas informáticos de facturación (VeriFactu)
- AEAT — Nota informativa: ampliación del plazo de adaptación de los SIF
- AEAT — Noticia: ampliación del plazo de adaptación (diciembre de 2025)
- AEAT — Aplicación gratuita VERI*FACTU de la AEAT
- BOE — Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre (Reglamento de los SIF)
- BOE — Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre (especificaciones técnicas)
- BOE — Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (nuevo calendario)
Esta guía es información general y no sustituye el asesoramiento de un gestor o asesor fiscal sobre tu caso concreto. No recomendamos ni clasificamos productos comerciales: los nombres se citan solo como ejemplos de categoría. La actualizaremos si cambian las fechas o el reglamento.